Hubungan organisasi, manajemen dan kepemimpinan

Saya meminta anda untuk mengambil sesuatu benda kecil yang menarik di dekat anda. Pegang dan amati. Anda tentu akan bertanya-tanya dalam hati kenapa saya harus melakukan ini. Tentu, saya meminta hal ini karena untuk menunjukkan bagaimana kita nantinya memandang sebuah organisasi. Nah, kembali ke topik semula, tentunya anda sekarang telah memiliki sebuah benda yang – walau mungkin tidak anda pegang – sedang anda amati. Perhatikanlah seluruhnya, karena anda akan menjawab sendiri pertanyaan-pertanyaan sederhana berikut. Pertama, mari kita lihat bersama benda tersebut. Bisakah anda

menyebut nama benda tersebut dan dari bahan atau unsur pembentuk apa saja yang menjadikannya menjadi benda tersebut? Misalkan, saat ini anda sedang menyentuh atau melihat selembar kain katun berwarna biru tua dengan motif garis-garis hitam. Selanjutnya kita menyebutkan satu-persatu bahan-bahan penyusun kain tersebut. Ketika saya menulis artikel ini, yang muncul dalam benak saya adalah benang katun dan cat tekstil berwarna biru dan hitam. Pertanyaan kedua, benda tersebut tentu dibuat dalam suatu proses pembuatan, alat-alat apa saja yang harus digunakan agar benda tersebut dapat dibuat? Menurut saya, kain tadi dibuat dengan menggunakan alat tenun, tempat gulungan benang, tempat pencelupan, dan gudang penyimpanan barang. Ketiga, siapa atau keahlian apa saja yang dibutuhkan agar benda tersebut sampai kepada kita? Saya merunut dari mulai pembelian hingga kain itu sampai di tangan, yang berarti terdapat beberapa orang yang harus berada dalam proses ini yaitu: pembeli bahan baku (benang, cat), penenun bila menggunakan cara manual, pengontrol mesin tenun bila menggunakan mesin, bagian pencelup, bagian sortir mutu, bagian pengepakan, bagian distribusi, bagian penjualan.

Setelah semua pertanyaan tadi terjawab, mari kita membayangkan seluruh hal tadi bergerak sebagaimana seharusnya sehingga proses pembuatan benda tersebut seolah-olah terlihat jelas dalam pikiran kita. Kita melihatnya mulai dari saat bahan-bahan tersebut dikumpulkan oleh bagian atau orang-orang yang diberi tanggung jawab untuk itu, selanjutnya diproses dalam suatu mesin atau cara kerja tertentu oleh orang-orang yang ahli, dikumpulkan, dan kemudian dijual di pasar-pasar atau dimasukkan ke dalam toko-toko.

Organisasi
Ketika kita membayangkan seluruh hal tadi, inilah yang saya sebut sebagai gerak organisasi. Organisasi bergerak untuk menghasilkan sesuatu, bisa berupa benda atau pun jasa tertentu. Benda yang kita lihat tadi merupakan hasil dari suatu proses menggerakkan sumber daya organisasi berupa bahan baku dan orang-orang di dalamnya. Robbins dalam Perilaku Organisasi mendefinisikan organisasi sebagai “suatu unit sosial yang dikoordinasikan dengan sadar, yang terdiri dari dua orang atau lebih, yang berfungsi atas dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai suatu tujuan atau serangkaian tujuan bersama.”

Definisi ini menjelaskan bahwa segala kegiatan yang dikoordinasikan oleh minimal dua orang sudah masuk dalam kategorinya. Di dalamnya terdapat tujuan yang ingin dicapai, bisa berupa suatu statemen atau pun hasil, semisal kain tadi.

Manajemen

Segala yang terjadi dalam proses mencapai tujuan tadi memerlukan pengelolaan. Disinilah manajemen masuk dalam organisasi. Dalam kalimat yang sederhana, manajemen berarti juga proses mengatur segala hal dalam organisasi. Manajemen, menurut Robbins, memiliki beberapa fungsi yang harus dilakukannya dalam mengelola organisasi:

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Kepemimpinan
4. Pengendalian

Fungsi perencanaan meliputi menentukan tujuan organisasi, menetapkan suatu strategi keseluruhan untuk mencapai tujuan, dan mengembangkan suatu hirarki rencana yang menyeluruh untuk memadukan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.

Fungsi pengorganisasian merupakan tanggung jawab dalam perancangan struktur organisasi. Fungsi ini mencakup penetapan tugas-tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan, bagaimana tugas-tugas itu dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, di mana keputusan harus diambil.

Semua organisasi terdiri dari orang-orang, dan adalah tugas manajemen untuk mengarahkan dan mengkoordinasi mereka. Inilah fungsi kepemimpinan. Saat mereka memotivasi bawahan, mengarahkan kegiatan orang lain, memilih saluran komuniakasi yangpaling efektif, atau memecahkan konflik antara anggota, mereka itu sedang melaksanakan kepemimpinan.

Fungsi pengendalian merupakan fungsi yang terakhir. Setelah tujuan-tujuan ditentukan, rencana-rencana dirumuskan, pengaturan struktural digambarkan, dan orang-orang dipekerjakan, dilatih, dan dimotivasi, masih ada kemungkinan bahwa ada sesuatu yang keliru. Untk memastikan bahwa semua urusan berjalan seperti seharusnya, manajemen harus memantau kinerja organisasi. Kinerja yang sebenarnya harus dibandingkan dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Jika terdapat penyimpangan yang cukup berarti, adalah tugas manajemen utnuk mengembalikan organisasi itu pada jalurnya. Pemantauan, pembandingan, dan kemungkinan mengoreksi inilah yang diartikan dengan fungsi pengendalian

Pemimpin dan Jiwa Pemimpin

Pemimpin merupakan peran dalam hubungan antar-pribadi di dalam organisasi. Mintzerg mengkategorikan dalam tiga peran pokok: (1) Pemimpin simbol. Pemimpin simbol memainkan perannya sebagai penjaga sejumlah kewajiban rutin yang bersifat sosial dan legal. (2) Motivator. Bertanggung jawab untuk memberikan motivasi dan pengarahan kepada bawahan. (3) Penghubung. Memelihara suatu jaringan kontak yang memberikan dukungan dan informasi.

Pemimpin dalam menjaga keutuhan suatu organisasi juga memerankan dirinya sebagai “Pemimpin-Pelayan”, yang oleh Robert K. Greenleaf dikategorikan terdapat 10 ciri khas di dalamnya.

1. Mendengarkan. Dia berkomitmen untuk mendengar secara intensif kata-kata orang lain. Mendengar dengan melampui suara-suara batinnya sendiri. Berusaha memahami apa yang dikomunikasikan oleh lingkungannya. Pilihannya adalah mendengarkan sambil merenungkan sebagai sarana menumbuhkan peran pemimpin-pelayan.
2. Empati. Manusia membutuhkan pengakuan atas jiwa dan pribadinya yang istimewa. Keunikan mereka dapat ditangkap oleh pemimpin-pelayan sebagai suatu proses memahami individu yang unik ini.
3. Menyembuhkan. Jiwa bergetar karena ketidakstabilan emmosi dan motivasi. Getaran yang sangat hebat dapat pula mengakibatkan fisik ikut bergetar, yang mengakibatkan jatuh sakit. Pemimpin-pelayan membantu menyehatkan orang-orang disekitarnya, dan terutama adalah dirinya sendiri.
4. Kesadaran.Kesadaran umum, dan terutama kesadaran diri, memperkuat pemimpin pelayan. Membuat komitmen untuk meningkatkan kesadaran bias menakutkan—orang tidak pernah tahu apa yang mungkin akan ditemukannya! Kesadaran juga membantu dalam memahami persoalan yang melibatkan etika dan nilai nilai. Ini memungkinkan orang memandang sebagian besar situasi dan posisi yang lebih terintegrasi
5. Persuasif. Kemampuan membujuk, bukan menggunakan wewenang karena kedudukan. Dia akan meyakinkan orang lain, bukan memaksakan kepatuhan. Karenanya, pemimpin pelayan efektif dalam membangun konsensus kelompok.
6. Konseptualisasi. Dia selalu mampu megidentifikasikan “impian besar” yang hendak dicapai. Dia mampu berfikir melampui realita-realita saat ini. Dia mampu mengidentifikasi realita-realita masa depan yang bakal dihadapi dalam menggapai impian besar tersebut. Ini membutuhkan kedisiplinan dan sekaligus praktek.
7. Kemampuan meramalkan. Kemampuan meramalkan: kemampuan untuk memperhitungkan sebelumnya atau meramalkan kemungkinan hasil satu situasi sulit didefinisikan, tapi mudah dikenali. Kemampuan meramalkan adalah ciri khas yang memungkinkan pemimpin-pelayan bisa memahami pelajaran dari masa lalu, realita masa sekarang, dan kemungkinan konsekuensi sebuah keputusan untuk masa depan. Jadi, kemampuan meramalkan adalah salah satu ciri khas pemimpin-pelayan yang dibawa sejak lahir. Semua ciri khas lainnya bisa dikembangkan secara sadar.
8. Kemampuan melayani.Peter Block (pengarang buku Stewardship dan Empowered Manager) mendefinisikan kemampuan melayani mengandung pengertian memegang sesuatu dengan kepercayaan kepada orang lain. Kepemimpinan-pelayan, seperti kemampuan melayani, yang pertama dan terutama mempunyai komitmen untuk melayani kebutuhan orang lain. Hal tersebut menekankan penggunaan keterbukaan dan bujukan, bukannya pengendalian.
9. Komitmen kepada pertumbuhan manusia. Pemimpin-pelayan selalu menyediakan sebagian pikirannnya untuk mencari saluran-saluran apa saja yang dapat membuat setiap orang di sekitarnya tumbuh dan berkembang sesuai dengan takdirnya. Pemimpin-pelayan sangat berkomitmen terhadap pertumbuhan pribadi, profesioanal, dan spiritual setiap individu di dalam organisasi.
10. Membangun masyarakat. Masyarakat yang ideal tidak hidup dari sebuah gerakan massif. Tapi, tumbuh dari masyarakat yang dikelilingi oelh pelayan-pelayan yang bersedia memimpin dan mengarahkan jalan menuju tujaun ideal masyarakat tersebut. Greenleaf mengatakan :”Yang diperlukan untuk membangun kembali masyarakat sebagai bentuk kehidupan yang bisa dihayati bagi jumlah besar orang hanyalah cukup banyaknya pemimpin-pelayan untuk menunjukkan jalan, bukan dengan gerakan masal, melainkan dengan cara setiap pemimpin-pelayan memperlihatkan kemampuannya yang tidak terbatas untuk kelompok spesifik yang berhubungan dengan masyarakat.”